Regulamin postępowania mediacyjnego Instytut Mediacji O-Media

1. Niniejszy Regulamin, zwany dalej „Regulaminem”, określa przebieg postępowania mediacyjnego

prowadzonego przez mediatorów Instytutu Mediacji O-Media.

2. Przez użyte w Regulaminie terminy i określenia rozumie się:
   1. Instytut – Instytut Mediacji O-Media, działający w ramach działalności gospodarczej O-Media dr Ewa Kosowska-Korniak w partnerstwie z Europejskim Stowarzyszeniem Mediacji „DIALOG”;
   2. Mediator – osoba wpisana na listę mediatorów Europejskiego Stowarzyszenia Mediacji „Dialog”;
   3. Przedstawiciel – Przedstawiciel Europejskiego Stowarzyszenia Mediacji „Dialog”;
3. Przez postępowanie mediacyjne należy rozumieć dobrowolne i poufne postępowanie z udziałem niezależnej, bezstronnej i neutralnej osoby - mediatora, który pomaga znajdującym się w sporze stronom w osiągnięciu porozumienia i zawarciu ugody przed mediatorem.
4. Przedmiotem postępowania mediacyjnego mogą być wszelkie spory, w których dopuszczalne jest zawarcie ugody.

1. Mediacje są dobrowolne. Każda ze stron samodzielnie podejmuje decyzję o swoim udziale w postępowaniu, o jego kontynuowania lub zakończeniu, a także o podpisaniu ugody mediacyjnej. Osoba mediatora, przebieg postępowania mediacyjnego, treść ugody muszą być w pełni akceptowane przez strony.
2. Mediacje są poufne. Mediator, strony i inne osoby biorące udział w postępowaniu mediacyjnym są obowiązane zachować w tajemnicy fakty, o których dowiedziały się w związku z udziałem w tym postępowaniu, chyba że strony zwolnią z tego obowiązku mediatora i inne osoby biorące w nim udział albo wówczas, gdy przepis szczególny stanowi inaczej. Bezskuteczne jest powoływanie się w toku postępowania przed sądem lub sądem polubownym na propozycje ugodowe, propozycje wzajemnych ustępstw lub inne oświadczenia składane w postępowaniu mediacyjnym.

3. Mediacje opierają się o zasadę bezstronności i neutralności. Mediator dba o równowagę stron w trakcie postępowania mediacyjnego, stwarzając stronom przestrzeń do konstruktywnego przekazania stanowisk co do przedmiotu sporu. Mediator niezwłocznie ujawnia stronom okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwości co do jego bezstronności. Mediator jest neutralny wobec przedmiotu postępowania wypracowanego przez strony porozumienia.

§3

Mediator

1. Postępowanie mediacyjne jest prowadzone przez mediatora wybranego wspólnie przez strony sporu lub wskazanego przez sąd albo inny organ kierujący sprawę do mediacji. Jeżeli strony wspólnie nie wybrały mediatora, bądź mediator nie został wskazany przez sąd albo inny organ kierujący sprawę do mediacji, mediatora wyznacza Przedstawiciel.
2. Strony mogą wnieść o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego przez dwóch lub więcej mediatorów.
3. Każda ze stron może żądać wyłączenia mediatora w przypadku mediacji prowadzonej na wniosek strony lub stron. Po złożeniu wniosku o wyłączenie, Przedstawiciel niezwłocznie powoła innego mediatora w danej sprawie. Mediatorowi zwolnionemu z funkcji przysługuje wynagrodzenie proporcjonalne do nakładu pracy.
4. Mediator niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od powiadomienia o wyborze lub wyznaczeniu do prowadzenia postępowania mediacyjnego, ma obowiązek potwierdzić gotowość prowadzenia mediacji i złożyć oświadczenie o swojej niezależności, bezstronności i braku przeszkód do pełnienia funkcji mediatora albo poinformować o przeszkodach w podjęciu mediacji w skierowanej do niego sprawie.
5. Mediator może odmówić prowadzenia mediacji tylko z ważnych powodów, informując o tym strony, Przedstawiciela oraz sąd albo inny organ, jeżeli strony do mediacji skierował sąd albo inny organ.
6. Mediator ma prawo do wynagrodzenia i zwrotu wydatków związanych z przeprowadzeniem mediacji, chyba że wyraził zgodę na prowadzenie mediacji bez wynagrodzenia. Wynagrodzenie i zwrot wydatków obciąża strony.

§4

Strony

1. Stroną postępowania mediacyjnego może być każda osoba fizyczna, osoba prawna, a także jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, jeżeli przepisy prawa przyznają jej zdolność sądową.
2. Mediacja może mieć charakter wielostronny.
3. W charakterze strony postępowania mediacyjnego występować może więcej niż jeden z podmiotów określonych w ust. 1, jeżeli jest to uzasadnione łączącym je stosunkiem prawnym. Podmioty występujące łącznie w charakterze jednej strony wskazują wspólnego pełnomocnika do doręczeń.
4. Strony mogą działać podczas mediacji osobiście lub z udziałem pełnomocników odpowiednio umocowanych.

§5

Postępowanie mediacyjne

1. Wszczęcie postępowania mediacyjnego następuje na podstawie:
   1) wniosku o wszczęcie postępowania mediacyjnego, złożonego i opłaconego online, lub złożonego osobiście;
   2) umowy o mediację;
   3) postanowienia sądu albo innego organu kierującego strony do mediacji.
2. Wniosek może być złożony w formie pisemnej lub w formie elektronicznej za pośrednictwem strony www.instytutmediacji.pl
3. Wniosek o wszczęcie postępowania mediacyjnego powinien zawierać:
   1. oznaczenie stron wraz z podaniem ich adresów zamieszkania (siedziby), numerów telefonów oraz adresów poczty elektronicznej, które będą wykorzystywane do doręczeń w toku postępowania mediacyjnego;
   2. oznaczenie stosunku faktycznego lub prawnego, z którego wyniknął spór wraz z podaniem wartości przedmiotu sporu w sprawach o prawa majątkowe;
   3. oznaczenie sądu albo innego organu oraz sygnaturę akt sprawy, jeżeli spór jest przedmiotem postępowania zawisłego przed sądem albo innym organem;
   4. oświadczenie o zapoznaniu się i akceptacji treści Regulaminu;
   5. podpis;

4. Warunkiem wszczęcia postępowania mediacyjnego na podstawie wniosku o mediację jest jego opłacenie zgodnie z Regulaminem. Postępowanie wywołane wnioskiem sądu wymaga zgody stron na pokrycie kosztów postępowania mediacyjnego zgodnie z Regulaminem lub wyrażenia zgody przez mediatora na odstąpienie od obciążania stron tymi kosztami.
5. Strona we wniosku o wszczęcie postępowania mediacyjnego może wskazać osobę mediatora.
6. Jeżeli strony zawarły umowę o mediację, do wniosku dołącza się kopię tej umowy.
7. W przypadku, gdy wniosek o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego nie został złożony wspólnie przez wszystkie strony, Przedstawiciel kontaktuje się niezwłocznie z pozostałymi stronami i przesyła kopię wniosku pozostałym stronom sporu oraz wyznacza 7 – dniowy termin na złożenie oświadczenia w przedmiocie wyrażenia zgody na przeprowadzenie mediacji.
8. Przedstawiciel jest uprawniony do zwrotu wniosku o wszczęcie postępowania mediacyjnego w przypadku braków uniemożliwiających prowadzenie mediacji, które nie zostały uzupełnione przez stronę w wyznaczonym terminie.

§6

Przebieg mediacji

1. Mediator ma pełną swobodę wyboru sposobu przeprowadzenia mediacji, którą organizuje według swojego uznania, w sposób zapewniający jej jak największą efektywność oraz umożliwiający osiągnięcie celów mediacji, z zachowaniem zasad etyki mediatora, jak też obowiązujących przepisów prawa oraz Regulaminu.
2. Podstawowymi celami mediacji, do których osiągnięcia zmierza mediator są:
   1. zbudowanie zrozumienia między stronami
   2. określenie rzeczywistych interesów każdej ze stron;
   3. wypracowanie i wdrożenie środków służących zbliżeniu stanowisk stron, prowadzących do zakończenia konfliktu i osiągnięcia porozumienia, w szczególności poprzez zawarcie ugody przed mediatorem.
3. W ramach postępowania mediacyjnego mediator wysłuchuje strony oraz umożliwia formułowanie i wyrażanie propozycji rozwiązania sporu.

4. Posiedzenia mediacyjne wyznaczane są przez mediatora. Przed posiedzeniem mediacyjnym, a także w czasie jego trwania, mediator może kontaktować się ze stronami wspólnie lub z każdą z nich oddzielnie, jak też organizować spotkania indywidualne i wspólne.
5. Czas trwania posiedzenia mediacyjnego wynosi 2 godziny.
6. Strony reprezentowane przez pełnomocników mogą być nieobecne na posiedzeniu mediacyjnym. Warunkiem udziału pełnomocników, występujących pod nieobecność strony, jest posiadanie przez nich odpowiedniego umocowania.
7. Posiedzenia mediacyjne są zamknięte. Osoby trzecie mogą uczestniczyć w postępowaniu mediacyjnym tylko za zgodą stron i mediatora.
8. Posiedzenie mediacyjne rozpoczyna się od przedstawienia się mediatora i wyjaśnienia podstawowych zasad postępowania mediacyjnego, identyfikacji osób biorących udział w postępowaniu oraz sprawdzenia należytego umocowania pełnomocników.
9. W trakcie posiedzenia mediacyjnego strony powinny przedstawić swoje stanowisko co do istoty powstałego między nimi konfliktu, uzasadniając swoje twierdzenia i określając interesy, jak też składając propozycje rozwiązania sporu.
10. Mediator dokłada starań, aby postępowanie mediacyjne zostało zakończone na pierwszym posiedzeniu mediacyjnym.
11. Posiedzenia mediacyjne mogą być prowadzone także przy użyciu dostępnych elektronicznych środków komunikacji na odległość.

§7

Zakończenie mediacji

1. Postępowanie mediacyjne kończy:

1)  podpisanie ugody mediacyjnej albo porozumienia mediacyjnego,

2)  zawiadomienie mediatora przez strony sporu lub jedną z nich o podjętej decyzji o niekontynuowaniu mediacji,

3)  zawiadomienie w formie pisemnej stron przez mediatora, iż w jego opinii mediacja nie doprowadzi do rozwiązania sporu,

4)  upływ terminu do przeprowadzenia mediacji, chyba że strony złożyły wniosek o jej kontynuowanie.

2. Z przebiegu mediacji mediator sporządza protokół zawierający w szczególności:

1)  imię, nazwisko (nazwę) i adresy stron,

2)  imię i nazwisko oraz adres mediatora,

3)  miejsce i czas mediacji,

4)  wynik mediacji,

5)  podpis mediatora.

3. W razie zawarcia przez strony ugody mediacyjnej lub porozumienia mediacyjnego, zamieszcza się informację o tym w protokole. Ugodę mediacyjną lub porozumienie mediacyjne dołącza się do protokołu wówczas, gdy przepis szczególny tak stanowi.
4. Odpis protokołu mediator doręcza stronom oraz Przedstawicielowi.
5. W razie skierowania sprawy do mediacji przez sąd albo inny organ, mediator składa protokół w sądzie lub innym organie rozpoznającym sprawę.
6. W przypadku gdy strona, po zawarciu ugody, w ramach mediacji prowadzonej na podstawie umowy o mediację, wystąpi do sądu z wnioskiem o zatwierdzenie ugody, mediator składa protokół w sądzie, który byłby właściwy do rozpoznania sprawy.
7. Po zakończeniu mediacji mediator niezwłocznie zawiadamia Przedstawiciela o zakończeniu postępowania mediacyjnego.

§8
Koszty postępowania mediacyjnego

1. Na koszty postępowania mediacyjnego prowadzonego w ramach Instytutu Mediacji składają się:

1) opłata za wniosek o mediację,
2) wynagrodzenie mediatora,
3) wydatki.

2. Strona składająca wniosek o wszczęcie postępowania mediacyjnego wpłaca opłatę za wniosek o mediację w kwocie 200 zł. Opłata nie podlega zwrotowi. Opłata stanowi część kosztów mediacji, które strony poniosą po połowie, o ile druga strona przystąpi do mediacji.
3. Wynagrodzenie mediatora w sprawach materialnych ustala się stosownie do wartości przedmiotu sporu.

Wartość przedmiotu sporu do 40 000 zł: 1 200 zł

powyżej 40 001 zł do 250 000 zł: 1 200 zł + 1% nadwyżki ponad 40 000 zł

powyżej 250 000 zł: 3 700 zł + 1% nadwyżki powyżej 250 001 zł, ale nie więcej niż 50 000 zł.

4. W sprawach dotyczących praw niemajątkowych wynagrodzenie mediatora wynosi 250 zł/ h spotkania mediacyjnego.

5. W sprawach rozwodowych:

1. w zakresie powierzenia władzy rodzicielskiej, ustalenia kontaktów z małoletnimi dziećmi stron, ustalenia wysokości alimentów oraz ustalenia okoliczności rozwodu wynagrodzenie za mediację wynosi:

• 1500 zł (trzy spotkania mediacyjne, w tym dwa indywidualne i jedno wspólne);

• 2500 zł (pięć spotkań, w tym dwa spotkania mediacyjne indywidualne oraz 3 spotkania mediacyjne wspólne); koszt każdego kolejnego spotkania jest obliczany według stawki 250 zł/h.

2. w zakresie podziału majątku opłata wynosi

• 2500 zł i obejmuje 3 spotkania mediacyjne. Koszt każdego kolejnego spotkania jest obliczany według stawki 250 zł/h.

6. Wynagrodzenie za mediację jest uiszczane w całości po pierwszym wspólnym spotkaniu mediacyjnym.
7. Strony mediacji ponoszą koszty mediacji po połowie, przy czym mogą uzgodnić między sobą, że koszty mediacji ponosi w całości jedna osoba.
8. Wszelkie opłaty przewidziane w Regulaminie powiększa się o należny podatek od towarów i usług według obowiązujących stawek (VAT 23 proc.)
9. Strony są zobowiązane do wnoszenia zaliczek na wydatki związane z przeprowadzeniem mediacji, w tym w szczególności na: koszty podróży mediatorów, opinie biegłych i tłumaczy oraz najem sal do przeprowadzenia mediacji w stawce 70 zł/h za jedno spotkanie mediacyjne.
10. Niewniesienie zaliczki w wysokości i terminie wskazanym przez Przedstawiciela lub nieuzupełnienie opłaty mediacyjnej powoduje umorzenie postępowania.

§9

Odpowiedzialność

Instytut Mediacji, mediatorzy i osoby wykonujące w imieniu Instytutu czynności w toku postępowania mediacyjnego, odpowiedzialne są za szkodę wyrządzoną stronom jedynie w przypadku jej wyrządzenia z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa.

§ 10

Postanowienia końcowe

1. Dokumenty związane z prowadzeniem mediacji, w szczególności wniosek i protokół, przechowuje się przez okres 6 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono postępowanie mediacyjne.
2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa.